Microsoft 365 Copilot教學：一篇掌握10個Office + Copilot使用技巧

Microsoft 365 Copilot 教學一定要會！工作效率馬上UP

Microsoft 365 Copilot 教學一：Word + Copilot 使用技巧

1. 撰寫文件
   
   Copilot 在 Word 中能協助使用者撰寫文件草稿，這是 Microsoft 365 Copilot 使用上廣受歡迎的一大實用功能。使用者只需輸入簡單的指令，便可生成段落內容，並能根據需求調整語氣與風格，確保文案達到專業水準。
    
   • 操作步驟：開啟 Word 文件後，在 Copilot 窗格中輸入撰寫主題或需求提示，Copilot 即可生成段落草稿，並提供重新產生或更新草稿的選項。
    
   


2. 摘要文件
   
   在處理長篇文件時，Copilot 可自動提取關鍵資訊，生成精簡的摘要，幫助使用者快速掌握重要資訊，節省時間。
   
   
   • 操作步驟：開啟 Copilot 窗格，輸入「摘要此文件」等指令，即可生成文件的重點摘要，便於瀏覽和理解關鍵內容。
    
   

Microsoft 365 Copilot 教學二：Excel + Copilot 使用技巧

1. 分析資料
   
   Excel 中的 Copilot 能夠分析複雜資料集，讓使用者無需精通公式，只需在指令欄中輸入分析需求，Copilot 就會協助尋找模式、分析數據，並提供深入見解。
    
   • 操作步驟：在 Excel 中開啟 Copilot 窗格，輸入分析查詢的相關指令，如「檢查資料中的極端值」或「預測下一季銷售趨勢」等，Copilot 將根據資料集提供分析結果。


2. 轉換資料
   
   Copilot 讓資料視覺化和轉換更加簡單直觀，能輕鬆套用樣式、更改結構，並透過樞紐分析表和圖表呈現資料。
   
   
   • 操作步驟：在 Copilot 窗格中輸入指令，如「按啟動日期排序資料」或「建立類別的長條圖」等，Copilot 會執行相應的資料整理和視覺化操作，使數據的呈現更為直觀且富有分析價值。
    
   

Microsoft 365 Copilot 教學三：PowerPoint + Copilot 使用技巧

1. 文字生成簡報
   
   Copilot 在 PowerPoint 中可以將簡單的指令或文件，轉換為結構化的簡報，無需手動新增每一張投影片。只需提供主題或文件內容，Copilot 即可生成包含演講者備忘稿和參考資料的完整簡報。
    
   • 操作步驟：在 PowerPoint 中開啟 Copilot 窗格，選擇「建立簡報」，並輸入主題、內容提綱，或提供 Word 文件，Copilot 即會根據指令及寫入的文件自動生成簡報。
    
   


2. 優化簡報
   
   Copilot 還能調整 簡報 的版面配置、重新設定文字格式，並添加適當的動畫，確保內容以最佳方式呈現。此外，Copilot 可以根據指令新增投影片、插入圖片，並同步動畫以達到更流暢的視覺效果。
   
   
   • 操作步驟：在 Copilot 窗格中輸入優化需求的指令，如「新增釣魚投影片」或「為湖邊營火的圖片添加動畫」等，Copilot 即會依指令調整簡報內容，完成優化效果。

Microsoft 365 Copilot 教學四：Outlook + Copilot 使用技巧

1. 摘要電子郵件對話
   
   Outlook 搭配 Copilot 使用，能快速生成長篇電子郵件對話的重點摘要，大幅節省使用者閱覽的時間！摘要內容會顯示在讀取窗格中對話的上方，並附上連結，方便使用者快速存取對話的不同部分。
    
   • 操作步驟：開啟電子郵件對話後，選取電子郵件對話頂端的「由 Copilot 摘要」（或「摘要」），Copilot 將自動在電子郵件的頂端生成精簡摘要，顯示重點內容及重要連結。
    
   


2. 撰寫電子郵件草稿
   
   Copilot 透過自然語言處理技術，可以根據上下文撰寫電子郵件草稿，並依據指令調整語氣和長度等細節。使用者可以選擇不同的草稿版本、調整內容語氣，甚至生成新的草稿。
   
   
   • 操作步驟：在 Copilot 窗格中，從下拉式功能表中選取「使用 Copilot 撰寫草稿」並輸入指令，再點擊「產生選項」圖示以選擇想要的長度和語氣，最後選取「產生」，Copilot 就會開始草擬郵件；若你對生成結果感到滿意，即可點擊「保留」，該草稿將儲存至 Outlook 的郵件內文中，供後續編輯或傳送郵件。
    
   

Microsoft 365 Copilot 教學五：Teams + Copilot 使用技巧

1. 即時提供會議重點
   
   在 Teams 會議進行時，Copilot 可以即時擷取會議的重點與動作項目，協助與會者快速掌握討論重點，提升會議效率與體驗。即使成員遲到或錯過部分討論，也能透過 Copilot 迅速補充相關資訊，避免脫節。
    
   • 操作步驟：在會議期間，從會議控制項中選取 Copilot 圖示後即可開始使用。建議可選取 「Copilot 撰寫」方塊下方的「檢視提示」，並從預設指令中挑選所需資訊；抑或自行詢問 Copilot 問題，以滿足與會者的需求。


2. 會議總結
   
   Copilot 在 Teams 中提供會議回顧功能，可以自動生成完整的會議總結，包括討論重點、決策事項和後續動作，讓團隊成員能夠便捷地追蹤未完成的任務及後續行動計劃，提升會後協作效率。
   
   
   • 操作步驟：當會議接近尾聲時，Copilot 會自動傳送提示，協助參與者結束會議。這時可點擊「開啟 Copilot」以查看討論重點摘要，並列出後續行動步驟；若你是會議主持人，Copilot 還會將會議回顧直接轉化為郵件草稿寄送至你的信箱，方便後續分發。

免費學習資源不漏接