Copilot 辦公室效率教學：從 Excel 資料分析到 PowerPoint 簡報的完整 AI 工作流
文 黃國修 老師
本文摘要自「巨匠電腦 線上影音教學：
行政人資必學 Copilot 工作流」
Copilot 不是只會聊天的 AI 助理。對行政、人資、財務等需要每天處理大量表格、報告與簡報的辦公室工作者來說，Copilot 真正的價值在於能有效利用 Word、Excel、PowerPoint 與 Copilot Chat，把一份原始資料一路變成主管看得懂的報告與簡報。這篇文章整理出一套完整的 Copilot 辦公流程教學，從 Excel 資料分析、Word 報告撰寫、PowerPoint 簡報製作，到 Copilot Chat 履歷篩選，搭配實際可運用的提示詞（Prompt）範例，讓你把 AI 真正落實在日常工作中。
Copilot 辦公效率的核心公式：資料 + 任務 + 輸出格式
使用 Copilot 處理辦公室工作時，效果好壞往往不是取決於「AI 夠不夠聰明」，而是取決於三個要素是否到位：
- 資料：來源是否完整、乾淨，是否已經上傳到 OneDrive 等雲端位置讓 Copilot 讀得到。
- 任務：想請 AI 做的事情是否具體，而不是模糊地問「這是什麼」。
- 輸出格式：是否指定了呈現方式，例如表格、條列、字數限制、閱讀對象。
只要掌握這個公式，就能運用 Copilot 串成一條完整的工作流：
Excel 分析資料 → Word 產生主管報告 → PowerPoint 轉成簡報 → Copilot Chat 處理履歷與人資工作。以下逐一拆解每個環節的操作方式與提示詞設計邏輯。
一、Excel × Copilot：把出勤表變成主管能用的管理資訊
行政人員最常遇到的情境，就是收到一份包含員工、部門、職務、應出勤與實際出勤、遲到早退加班、請假病假事假等欄位的原始出勤資料。這類表格資料量一大，人工逐列檢查既耗時又容易漏看異常。
上傳檔案範例：當月出勤資料這時候可以直接請 Copilot 分析整份資料，關鍵在於不要只問「這是什麼」，而是指定分析面向與輸出對象。實用的 Excel 分析 Prompt 範例如下：
請分析這份出勤資料。整理：1. 重要觀察 2. 異常數據 3. 各部門差異 4. 可能風險 5. 管理建議。最後請以主管閱讀角度整理摘要。
如果 Copilot 的回答太發散、內容太多不好閱讀，可以直接要求它改成表格或條列呈現，並用以下方式追問，讓分析更聚焦：
Copilot產出範例：出勤報表分析使用小提醒：Copilot 處理資料時，畫面會呈現「藍底」代表等待確認的暫存狀態，需要按下「完成」資料才會真正寫入；如果跑出來的結果不是你要的，也可以直接按「復原」重來，不用擔心誤觸。此外，面對大量資料（幾百到幾千筆的報表、問卷、學術資料），建議的做法是先讓 Copilot 跑過一次整體分析，再回頭針對感興趣的異常點做深入檢視，會比從頭土法煉鋼有效率得多。
分析完成後，建議把整理好的結果另存新檔，作為後續銜接 Word 報告與 PowerPoint 簡報的素材。
二、Word × Copilot：把 Excel 分析變成正式主管報告
有了整理過的分析結果，下一步是把它轉換成能往上溝通的正式文字報告，而不是拿著 Excel 表格直接跟主管報告。做法是把 Excel 的分析結果或摘要交給 Word 裡的 Copilot，並要求正式語氣、條列式呈現，同時控制字數方便主管快速閱讀。
在Word中，選擇/上傳要分析的原檔給CopilotWord 主管報告的 Prompt 範例：
請依據這份人員出勤分析資料，撰寫一份主管報告。
內容包含：
1. 執行情況摘要
2. 異常說明
3. 風險分析
4. 改善建議
5. 結論。
語氣專業正式，請用條列式呈現，並控制在 800 字內。
生成初稿後，常用的三個追問方向，可以讓報告更貼近實際使用情境：
- 請改成更適合主管會議簡報的語氣
- 請整理成一頁式重點摘要
- 請補上建議行動與負責單位欄位
排版細節提醒：Copilot 生成 Word 文件時，習慣把第一句自動設成「標題一」的樣式。如果這份報告是某份大報告裡的一個章節，套用標題階層是合理的；但如果這是一份獨立的報告，建議手動調整標題層級，讓文件結構更符合實際用途，而不是照單全收 AI 給的預設格式。另外，若想把某段文字轉換成表格，提示詞務必寫清楚範圍，例如「請幫我把選取的範圍轉換成表格」，避免用詞太模糊導致 Copilot 誤判、把整份文件內容都改掉。
Word x Copilot產出範例：出勤分析主管報告三、PowerPoint × Copilot：把主管報告轉成管理簡報
有了 Word 報告之後，最後一步是把文字內容轉換成可以說明、開會、交付的簡報架構。操作流程很直覺：
- 開啟 Word 主管報告
- 請 Copilot 建立簡報
- 指定頁數架構
- 要求每頁包含標題、重點、建議圖表
- 視情況調整版面與文字
PowerPoint 簡報生成的 Prompt 範例：
根據這份主管報告，建立 8 頁管理簡報。
內容應包含：
1. 現況分析
2. 問題發現
3. 風險說明
4. 改善建議
5. 行動方案
每頁請包含：
1. 標題
2. 3 個重點
3. 建議圖表或視覺呈現方式
排版檢查重點：AI 生成的簡報常見問題是字級偏小，實際使用經驗顯示，AI 產出的字級通常需要放大三到四階才適合正式簡報使用。簡報做出來之後，務必站在觀眾角度檢查一次。如果連自己看了都覺得吃力，代表這份簡報還不能直接拿去用，需要花時間調整版面與字級，才是對閱讀者負責任的做法。
四、Copilot Chat：履歷分析與人資篩選教學
除了文件與簡報，Copilot Chat 也能協助處理人資相關的重複性工作，例如履歷初步篩選與比較。建議把履歷資料整理成純文字（TXT）格式再貼到 Copilot Chat，好處是貼上最穩定、不需要等待上傳與解析，操作起來也比較不容易出狀況。
履歷分析可以使用以下 Prompt，特別注意務必加上「只看職務相關條件」的限制條件：
你是一位資深人資主管。
以下有 20 份履歷，應徵職務為「行政專員」。
請協助：
1. 找出最符合職缺的人選
2. 比較各候選人優點
3. 比較各候選人可能風險
4. 產生面試評分表
5. 提出面試問題
6. 推薦前三名名單 請用表格呈現。
重要限制：請只根據職務相關條件分析，例如行政經驗、文件能力、Excel 能力、跨部門溝通、細心程度、穩定度、到職時間等。不要使用性別、年齡、家庭狀況、外貌、婚育狀態等與職務無關條件。
這個限制條件不是可有可無的裝飾，而是使用 AI 輔助招募時最重要的把關。實務上建議的用法，不是直接採信 AI 推薦的前三名去安排面試，而是反過來操作：先用 AI 分析結果篩掉明顯不合適、或條件有疑慮的候選人（例如 20 人先過濾掉一半），再對剩下的人選投入時間深入了解、安排面試。人在看履歷時容易受到主觀因素干擾，AI 分析至少是基於文字內容做客觀比對，可以作為過濾雜訊的第一道關卡，但最終的用人決策，仍然需要人來承擔與判斷。
五、Copilot 辦公室應用常見問題
Q1：為什麼我的 Copilot 功能好像比別人弱？
這通常與訂閱版本有關。傳統家用版只有刷卡的主帳號擁有 AI 功能，其他共用帳號無法使用；若要讓多個帳號都有完整 Copilot 功能，需要升級到進階版方案。
Q2：Copilot 分析出來的結果，為什麼每次都不太一樣？
Copilot 的回覆會受到使用者過去互動習慣的影響。如果長期使用同樣風格的提示詞、偏好固定的呈現方式，Copilot 會逐漸「記住」這種輸出偏好，因此同樣的提示詞在不同帳號、不同使用時間點跑出來的結果都可能有差異，這是正常現象。
Q3：Copilot 生成的文件或簡報可以直接拿去用嗎？
不建議。AI 產出的內容通常只是初稿，Word 的標題階層、PowerPoint 的字級與版面配置，都需要依照實際用途手動調整，才能做出真正專業、對讀者負責任的成品。
Q4：用 AI 篩選履歷會不會不公平或有偏見風險？
在提示詞中明確限制「只根據職務相關條件分析」，避免涉及性別、年齡、外貌、婚育狀態等與職務無關的資訊，可以降低偏誤風險。同時務必記得 AI 分析結果只是輔助參考，最終的用人決策應該由人來承擔與判斷，而不是直接採用 AI 推薦名單。
Q5：檔案一定要上傳到雲端才能讓 Copilot 讀取嗎？
是的，目前 Copilot 主要依賴雲端儲存位置（如 OneDrive）來讀取檔案內容，建議養成把工作檔案存放在雲端的習慣，才能讓 Copilot 穩定發揮分析與生成的功能。
想更有系統地學會 Copilot 辦公應用？
如果你想更深入、更有系統地學會 Excel、Word、PowerPoint 與 Copilot Chat 的整合應用，不只是知道怎麼下提示詞，還想了解不同版本功能差異、進階 Agent 操作、以及如何針對自己公司的實際工作情境設計專屬工作流，歡迎關注巨匠電腦的
Office辦公室應用與
AI相關課程，由專業講師帶你從基礎操作到實戰應用，一步步把 Copilot 真正變成日常工作中的得力助手。
免費學習資源不漏接
分享至 :
