Power Automate教學：拆解常見工作情境，輕鬆入門RPA自動化！

Power Automate 是什麼？RPA 自動化的得力助手！

• 文件處理自動化：快速完成文件格式轉換、數據抽取。
• 跨應用整合：連接多達 500 種應用程式，無縫實現資料同步。
• 自動通知：基於設定的觸發條件，完成郵件發送、提醒等操作。
• 批量任務處理：如大量文件生成、寄送或分類。

• 易於使用：不需程式背景，只需拖拉模組即可設計流程。
• 高效能：釋放勞動力，減少重複性手動操作。
• 成本效益高：多數企業可免費使用 Power Automate 的基本功能，適合中小型企業。

Power Automate 應用有哪些？

1. 文件處理自動化
   
   Power Automate 能快速完成文件格式轉換、內容分類和數據匯出。舉例來說，可從 Excel 提取特定欄位的數據生成 PDF，並自動傳輸至 SharePoint 或 OneDrive，提升團隊協作效率，同時降低手動操作的錯誤風險，讓文件處理更高效、可靠。


2. 跨應用程式操作
   
   企業常需在多平台間協作，耗費大量時間與人力。透過 Power Automate，可實現自動化跨應用操作，例如收到含附件的郵件時，自動儲存附件到 OneDrive 並通知團隊，或將 Excel 數據同步至其他平台，供團隊即時檢視，省去繁瑣手動步驟。


3. 通知與提醒
   
   Power Automate 能根據設定條件自動觸發通知，例如，人資可定期提醒員工提交績效資料，銷售團隊則可自動收到訂單更新通知，並發送電子郵件給相關人員，提升訊息傳遞的即時性與準確性，同時減少溝通錯誤，促進高效協作。

使用 Power Automate 前，需要先釐清步驟！

• 列出完整的人工作業流程：詳細記錄流程中的每個步驟。
• 確認每個步驟的細節：確定每個步驟的輸入數據、輸出結果以及涉及的系統或應用程式。
• 找出可以自動化的部分：找出流程中重複性高、耗時且容易出錯的部分，這些部分最適合自動化。
• 規劃觸發條件：根據實際需求，設計觸發自動化流程的條件，例如時間、事件或數據變化。

Power Automate 教學範例一：批次寄送附加檔案

• 準備 Excel 檔案：在 Excel 中準備一份包含收件人、郵件內容、附件路徑等資訊的表格。
• 建立 Power Automate 流程：在 Power Automate 中新建一個流程，並連接 Excel 和 Outlook。
• 設置流程步驟：
  • 從 Excel 中讀取數據。
  • 根據讀取到的數據，動態生成郵件內容和附件路徑。
  • 使用 Outlook 發送郵件。
• 設定迴圈：設定一個迴圈，讓系統依序處理所有收件人的資訊，完成批次寄送。
• 測試與執行：測試流程是否正確運作，並將其排程或手動觸發。

Power Automate 教學範例二：一次生成並寄送薪資條

• 準備 Excel 檔案：在 Excel 中準備一份包含員工資訊和薪資數據的表格。
• 建立 Power Automate 流程：在 Power Automate 中新建一個流程，並連接 Excel 和 Outlook。
• 讀取 Excel 資料：從 Excel 中讀取員工資訊和薪資數據，並設定動態生成每個員工的薪資條。
• 設定迴圈：設定一個迴圈，為每位員工生成個人化薪資條，並將其作為附件附加到郵件中，逐一寄送至對應的收件人。
• 測試與執行：測試流程是否正確運作，並將其排程或手動觸發。

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