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2016/12/31

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【職場江湖E點訣】工作效率UP！Excel必練18招快捷鍵

【職場江湖E點訣】工作效率UP！Excel必練18招快捷鍵

進職場了還只會 Ctrl+C 和 Ctrl+V 嗎？這樣會很難挑戰目標導向與工作效率至上的競爭環境！

分享 Excel 的最實用 18 組快捷鍵，來快速提升工作效率！

【一】工作表快速操作

第1招鍵盤按《Ctrl鍵+N鍵》，新建一個Excel文件!
第2招關閉一個Excel文件!
(在已開起至少一份Excel的狀態下，使用快捷鍵快速開起、關閉一份Excel檔案!)
第3招鍵盤按住《Shift鍵》不放+滑鼠點擊視窗《關閉按鈕》，可以一次關閉全部已開起Excel檔案的全部視窗!
(點擊最上層是窗關閉，即關閉全部，故請謹慎使用…!)

【二】表內行與列操作

第4招鍵盤按《Ctrl鍵+A鍵》，快速選取連續的單元格全部的區域
(滑鼠左鍵先點擊，欲選取資料欄位其中任一格後，再使用上述快捷鍵，進行全選)
第5招鍵盤按《Ctrl鍵+0鍵(數字零)》，立即「隱藏」Excel選取的整「行(直)」資料!
第6招鍵盤按《Ctrl鍵+9鍵》，立即「隱藏」Excel選取的整「列(橫)」資料!
(快速隱藏的功能位置，是依據前一動作滑鼠左鍵點擊之欲選取資料欄位其中任一格後，再使用上述快捷鍵，進行隱藏功能；如要解除隱藏可按回到上一步，或是滑鼠圈選取已被隱藏欄位，然後滑右鍵選「取消隱藏」解除效果)

第7招鍵盤按《Ctrl鍵++鍵(加號)》，可選擇「刪除」Excel選取資料表格內的形式
第8招鍵盤按《Ctrl鍵+-鍵(減號)》，可選擇「增加」Excel選取資料表格內的形式。
(使用上述快捷鍵後，將跳出刪除/增加表格欄位的形式，滑鼠點擊選擇後確定即執行)

【三】資料欄位快速操作

第9招鍵盤按《Alt鍵+↓鍵(向下)》，可以根據已輸入過的內容自動生成下拉列表，並選取自己需要的資料填入該格中。
(須在該連續資料欄位外的空白處滑鼠點選後，再使用快捷鍵)

第10招鍵盤按《Alt鍵+=鍵(等於)》，可以算出選取之各資料欄位的各別總和。
(須先進行滑鼠左鍵全選欲計算總合資料後，再使用快捷鍵)

第11招鍵盤按《Alt鍵+Enter鍵》，可於選擇該資料格內，直接換行。
(在EXCEL裡面，直接按Enter鍵是無法換行的，需要加上Alt鍵；如果要刪除換行效果，可使用←鍵(返回)進行刪除 )

第12招鍵盤按《Alt鍵+; 鍵(分號)》，選取整個區域後，按此快捷鍵，可於選擇該資料格內，跳過隱藏區域，只選取顯示的區域。
(在一份資料中，使用此快捷鍵，可快速看出有那些隱藏行列)
第13招鍵盤按《Ctrl鍵+Z鍵》，可快速回到上一個操作步驟。
(五顆星密技！必學快捷鍵，堪稱與Ctrl+C(複製)、Ctrl+V(貼上)以及Ctrl+X(剪下)，媲美必學高效率招式!)

【四】快速設定儲存格格式 (五招)

第14招鍵盤按《Ctrl鍵+1鍵(數字一)》，滑鼠選取欲設定之欄位後，使用快捷鍵，可快速開起「儲存格格式」調整視窗。

第15招鍵盤按《Ctrl鍵+ Shift鍵+5鍵》，滑鼠選取欲設定之欄位後，使用快捷鍵，可快速設定為「百分比(%)」格式。
(該快捷鍵可選取單一表格使用，亦可滑鼠圈選大範圍資料表格，整體設定格式使用)
第16招鍵盤按《Ctrl鍵+ Shift鍵+1鍵》，滑鼠選取欲設定之欄位後，使用快捷鍵，可快速設定為「取整數後貨幣」格式。
第17招鍵盤按《Ctrl鍵+ Shift鍵+3鍵》，滑鼠選取欲設定之欄位後，使用快捷鍵，可快速設定為「日期」格式。
(使用快捷鍵，系統預設日期格式為:西元XXXX年/XX月份/XX日期)
第18招鍵盤按《Ctrl鍵+ Shift鍵+~鍵》，滑鼠選取欲設定之欄位後，使用快捷鍵，可快速設定為「通用」格式。
(一般新檔案資料欄位即預設此通用格式)

※備註:本文使用軟體OFFICE EXCEL 2013；另外使用快捷鍵時，請注意是否切換至可輸入該符號之輸入法，以及注意各種符號預設在半形的情況下可顯示，如果使用快捷鍵時輸入全形符號，則會出現無法實現功能的狀況!

過去知名手機大廠Nokia公司，著名的一句話:「科技始終來自於人性(Human Technology)」，如果以輕鬆詼諧口吻來分享的話，我們可以說，科技的發展和社會的進步總是仰賴懶人們推動的，因為懶想省事省時，才會挖空心思想更簡便的方法，但只有一件事不能懶：那就是懶得去學習！

再好用，再省時的工具，也只有在我們「真得的用了」嘗到甜頭後，才懂得其中珍貴時間的價值，最後與大家分享我敬愛的一位陳慧如(Mandy)企業講師，總是在每次豐富精彩的課程後，贈與我們的一句話「有用(使用)，就有用！(有價值)」。

【效率UP十八招式回顧】記得常常複習並應用在職場工作！

工作表快速操作篇(三招)
表內行與列操作篇(五招)
資料欄位快速操作篇(五招)
快速設定儲存格格式篇(五招)

【本文作者】來自湛藍星球的阿摩斯，在地球上Cosplay業務 &人資主管，興趣是觀察地球人的生活。

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Excel 辦公室應用不加班絕招

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