2016/12/17
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【職場江湖E點訣】Excel 三步驟,立即篩選並標記資料!

【職場江湖E點訣】Excel 三步驟,立即篩選並標記資料!
眼前好幾份年度各項產品的銷售量統計表,老闆交代統計並分析出各項產品今年度銷售狀況,面對這些密密麻麻的數據,我們需要Excel替我們快速完成資料篩選並顏色標記該如何實現呢?

【第一步】

開啟資料檔案,使用滑鼠「全選」要篩選的數字。
(備註:本文使用軟體OFFICE EXCL 2013)

【第二步】

(全選狀態下)點選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規則」→選擇篩選規則「小於…」。
(備註:本文教學以”小於”這個篩選規則,來作範例)

【第三步】

依據所選的規則「設定明確的篩選條件(數字)」(ex:數字小於60..),並且「設定要以何種顏色與樣式標記」呈現符合條件的數字。
完上述兩項設定後,按「確定」生效,範例呈現如下:
範例設定條件舉例:小於60數字(不含60),全部標記格式「淺紅色填滿與深紅色文字」,如上圖所示意思是指,表格背景顏色變成淺紅色,表格內數字變成深紅色。
除了使用系統預設可選的標記樣式外,也可以自行設定,選擇「自訂格式」可進一步進行編輯,如下圖。
完設定後,按「確定」生效,自訂格式舉例:小於60數字(不含60),全部標記格式「亮黃色填滿與紅色文字」,範例呈現如下:
【複習】觀看動態圖示再次學習:

延伸學習(一)

Q:如果已完成篩選條件與標記顏色設定後,又進行了其他文書操作,想再進行調整或是恢復原貌,但已無法按「上一步」還原時,該如何處理?

【一步完成】

首先「全選」已設定的全部數字,再選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「清除規則」→選擇篩清除範圍「清除選取儲存格的規則」。
(備註:如果該表格有多筆數據,分別已設定不同規則,可選擇「清除整張工作表的規則」將全部規則一次還原。)

延伸學習(二)

Q:如果已完成篩選條件與標記顏色設定,效果生效後,想再進行調整,該如何處理?

【第一步】

首先「全選」已設定的全部數字,再選上方功能列「常用」→「設定格式化的條件」→「管理規則」→進入設定視窗「設定格式化的條件規則管理員」→選擇分頁「編輯規則」。
(備註:如上述示範圖上呈現,其中有一勾選攔:「如果True則停止」,系統預設為不勾,可參閱圖上功能說明作為額外細節操作使用。)

【第二步】

滑鼠點擊「編輯規則」可進入編輯視窗內,進行篩選條件與符合條件數字自動標記的顏色樣式。
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別埋沒了你家的Excel,好好善用它替你工作吧!
【本文作者】自湛藍星球的阿摩斯,在地球上Cosplay業務&人資主管,興趣是觀察地球人的生活。
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